Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV)

gemäß Art. 28 DSGVO

zwischen

anrufio.com
Zeltro GmbH i.G.
Geschäftsführer Uwe Hoffmann
Wolfskauterweg 38
35410 Hungen
info@anrufio.com
– nachfolgend „Auftragsverarbeiter" –

und

dem jeweiligen registrierten Gastronomiebetrieb bzw. Kunden der Plattform anrufio.com
– nachfolgend „Verantwortlicher" –

gemeinsam auch „Parteien" genannt.

1. Gegenstand der Vereinbarung

(1) Diese Vereinbarung regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter im Auftrag des Verantwortlichen gemäß Art. 28 DSGVO.

(2) Gegenstand der Verarbeitung ist die Bereitstellung und der Betrieb der Plattform anrufio.com, insbesondere:

die Entgegennahme telefonischer Anfragen,
KI-gestützte Gesprächsverarbeitung,
Sprach-zu-Text-Transkription,
Reservierungsmanagement,
automatisierte Kommunikationsprozesse,
Speicherung und Verarbeitung relevanter Gesprächs- und Reservierungsdaten.

(3) Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen gegenüber dem Verantwortlichen.

2. Art und Zweck der Verarbeitung

(1) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen.

(2) Die Verarbeitung dient insbesondere:

der automatisierten Annahme von Telefonanrufen,
der KI-gestützten Analyse von Gesprächsinhalten,
der Erstellung von Gesprächstranskripten,
der Bearbeitung und Verwaltung von Reservierungen,
der Übermittlung relevanter Informationen an den Verantwortlichen,
der Verbesserung der Servicequalität und technischen Stabilität.

(3) Eine Verarbeitung personenbezogener Daten zu eigenen Zwecken erfolgt nicht.

3. Art der personenbezogenen Daten

Im Rahmen der Leistungserbringung können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

Vor- und Nachname,
Telefonnummer,
Reservierungsdaten,
Datum und Uhrzeit von Anrufen,
Gesprächsinhalte,
KI-generierte Gesprächstranskripte,
Informationen zu besonderen Wünschen oder Anmerkungen,
technische Metadaten.

4. Kategorien betroffener Personen

Von der Verarbeitung betroffen sind insbesondere:

Gäste und Kunden des Gastronomiebetriebs,
Anrufer,
Mitarbeiter des Verantwortlichen,
sonstige Kontaktpersonen.

5. Verantwortlichkeit des Kunden

(1) Der Verantwortliche bleibt datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

(2) Der Verantwortliche ist insbesondere verantwortlich für:

die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung,
die Erfüllung gesetzlicher Informationspflichten,
die Einholung erforderlicher Einwilligungen,
die Wahrung der Rechte betroffener Personen.

(3) Der Verantwortliche verpflichtet sich insbesondere, Anrufer und Gäste über eine mögliche KI-gestützte Verarbeitung, Transkription oder Speicherung von Gesprächsinhalten zu informieren, sofern dies gesetzlich erforderlich ist.

6. Pflichten des Auftragsverarbeiters

(1) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen.

(2) Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich:

personenbezogene Daten vertraulich zu behandeln,
nur autorisierten Personen Zugriff zu gewähren,
geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO umzusetzen,
den Verantwortlichen bei der Wahrung von Betroffenenrechten angemessen zu unterstützen,
sämtliche Mitarbeiter auf Vertraulichkeit zu verpflichten.

(3) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, sofern er der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt.

7. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Der Auftragsverarbeiter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten, insbesondere:

verschlüsselte Datenübertragung,
Zugriffsbeschränkungen,
rollenbasierte Berechtigungssysteme,
Protokollierung sicherheitsrelevanter Zugriffe,
Datensicherungen und Backup-Systeme,
Schutz vor unbefugtem Zugriff,
regelmäßige Sicherheitsupdates,
Verfügbarkeits- und Belastungsschutzmaßnahmen.

8. Unterauftragsverarbeiter

(1) Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, Unterauftragsverarbeiter einzusetzen.

(2) Hierzu können insbesondere Hosting-, Cloud-, Telekommunikations-, KI- oder Analyse-Dienstleister gehören.

(3) Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass Unterauftragsverarbeiter vertraglich zur Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften verpflichtet werden.

9. Drittlandübermittlung

(1) Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt ausschließlich unter Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen.

(2) Soweit erforderlich, werden geeignete Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, abgeschlossen.

10. Unterstützungspflichten

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen angemessen bei:

der Bearbeitung von Betroffenenanfragen,
Datenschutz-Folgenabschätzungen,
Sicherheitsvorfällen,
gesetzlichen Meldepflichten,
Nachweisen gegenüber Aufsichtsbehörden.

11. Meldung von Datenschutzverletzungen

(1) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich über bekannt gewordene Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten.

(2) Die Meldung enthält – soweit möglich – Informationen über:

Art der Datenschutzverletzung,
betroffene Datenkategorien,
mögliche Auswirkungen,
bereits ergriffene Gegenmaßnahmen.

12. Löschung und Rückgabe von Daten

(1) Nach Beendigung der Zusammenarbeit löscht oder gibt der Auftragsverarbeiter sämtliche personenbezogenen Daten nach Wahl des Verantwortlichen zurück, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

(2) Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

(3) Sicherungskopien können im Rahmen technischer Notwendigkeiten zeitlich begrenzt weiter gespeichert bleiben.

(4) Unabhängig davon löscht der Auftragsverarbeiter während der Zusammenarbeit automatisch: Rufnummer, Gesprächstranskript und Rückrufbitten der Anrufer 30 Tage nach dem Anruf; Name, Telefonnummer und Anmerkungen zu zurückgelegten Artikeln 30 Tage nach der Abholung; Angaben zu Tischreservierungen und Terminen 30 Tage nach dem reservierten bzw. gebuchten Termin. Angaben ohne Personenbezug (Zeitpunkt, Dauer, Kosten eines Anrufs) bleiben für die Abrechnung erhalten. Bestellungen einschließlich der Kundenangaben werden für die Abrechnung bis zum Ende der Zusammenarbeit gespeichert und danach nach Absatz 1 behandelt.

13. Kontrollrechte

(1) Der Verantwortliche ist berechtigt, die Einhaltung dieser Vereinbarung in angemessenem Umfang zu überprüfen.

(2) Kontrollen dürfen den Geschäftsbetrieb des Auftragsverarbeiters nicht unverhältnismäßig beeinträchtigen.

(3) Der Auftragsverarbeiter kann geeignete Nachweise zur Verfügung stellen, um die Einhaltung der Datenschutzpflichten zu dokumentieren.

14. Digitale Annahme der Vereinbarung

(1) Diese Vereinbarung wird elektronisch über die Plattform anrufio.com geschlossen.

(2) Der Verantwortliche bestätigt die Geltung dieser Vereinbarung durch aktive Zustimmung innerhalb des Registrierungs- oder Onboarding-Prozesses.

(3) Die Zustimmung erfolgt insbesondere durch das aktive Anklicken entsprechender Checkboxen oder digitaler Bestätigungsfelder.

(4) Die elektronische Zustimmung steht einer handschriftlichen Unterschrift gleich.

(5) Der Auftragsverarbeiter speichert Zeitpunkt, technische Bestätigung sowie die jeweilige Version der Vereinbarung zu Nachweiszwecken.

15. Laufzeit

(1) Diese Vereinbarung gilt für die Dauer der Nutzung der Dienstleistungen von anrufio.com.

(2) Sie endet automatisch mit Beendigung des Hauptvertrags zwischen den Parteien.

16. Schlussbestimmungen

(1) Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Textform.

(2) Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Regelungen unberührt.

(3) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

Stand: 23.10.2026